Henkilötiedot

Jokaisella seurakunnan jäsenellä, kävijällä ja vapaaehtoisella voi olla ChurchToolsissa oma henkilökortti. Kortti on se paikka, johon seurakunnan tieto ihmisestä kootaan: yhteystiedot, ryhmät ja tehtävät.

Mitä voit tehdä

• Etsiä henkilöitä nimellä ja rajata listaa esimerkiksi ryhmän, iän tai tilan mukaan.
• Lisätä ja muokata henkilöitä, jos sinulla on muokkausoikeus. Muuten näet vain tiedot, joihin sinulla on pääsy.
• Nähdä henkilön ryhmät ja tehtävät hänen kortiltaan.
• Jättää kommentteja ja seurantoja, esimerkiksi muistutuksen soittaa uudelle kävijälle.
• Päivittää omat tietosi. Jokainen käyttäjä voi yleensä tarkistaa ja korjata omat yhteystietonsa itse.

Mitä kannattaa tehdä

• Etsi ennen kuin lisäät. Kaksi korttia samalle ihmiselle on yleisin ongelma. Hae ensin nimellä ja sähköpostilla, koska henkilö voi olla listassa toisella nimellä.
• Kirjaa vain se, mitä seurakunta tarvitsee. Jokainen kenttä on tieto, josta seurakunta vastaa. Arkaluonteiset asiat, kuten terveys tai perhetilanne, eivät kuulu vapaisiin tekstikenttiin.
• Pidä sähköposti ajan tasalla. Kirjautuminen, kutsut ja viestit kulkevat sähköpostin kautta.
• Anna ihmisen korjata omat tietonsa. Kun kaikki tarkistavat omat tietonsa, ylläpitäjien ei tarvitse.
• Mieti näkyvyys. Kaikki eivät näe kaikkea: kenttien näkyvyys riippuu oikeuksista ja turvatasoista. Kysy ylläpitäjältä, jos jokin tieto pitää rajata.